Comment réussir une réorganisation d’entreprise en embarquant les équipes ?

Pourquoi les réorganisations fragilisent souvent l’engagement des équipes

La réorganisation et le changement de gouvernance sont des périodes critiques pour toute entreprise. Ces transitions, souvent nécessaires pour répondre à des évolutions du marché ou à des besoins internes, sont aussi des moments de grande incertitude.
Certes, elles peuvent provoquer de réelles opportunités, insuffler une nouvelle dynamique.
Elles peuvent aussi créer de profonds bouleversements, tant au niveau individuel que collectif, suscitant des tensions et des résistances.

Cap sur le pourquoi du comment, et partage de bonnes pratiques ⤵️ ⤵️

🌿1. Les erreurs fréquentes lors d’une réorganisation ou d’un changement de gouvernance

Une réorganisation ou un changement de gouvernance soulèvent donc de nombreuses problématiques, individuelles comme collectives, qui peuvent clairement impacter la santé de l’entreprise.

Vouloir aller trop vite sans embarquer l’humain

• Incertitude et anxiété  Les employé·es peuvent se sentir menacé·es par l’incertitude de leur avenir au sein de l’entreprise (un nouvel organigramme, une nouvelle vision, un nouveau « chef », ..), ce qui peut entraîner pour chacun·e du stress et un manque de motivation.
  Qu’est-ce que je vais devenir ?
  Vais-je devoir renégocier mes jours de télétravail avec mon nouveau manager ?
  Je ne suis pas sûre d’adhérer à la nouvelle vision…
• Perte de repères  Une réorganisation, ça peut perturber les habitudes et les routines de travail, créant une désorientation des employé·es.
  Pas sûre d’avoir compris ce qu’il/elle attend de moi.
  Il va falloir que je m’adapte à sa façon de faire, mais je ne vois pas bien comment…

Manquer de clarté sur la vision et les rôles

• Conflits et tensions  Les changements structurels peuvent engendrer des conflits entre les équipes ou les départements, surtout si les rôles et responsabilités ne sont pas clairement redéfinis.
  On ne se comprend pas !
  On faisait comme cela avant, pourquoi faire autrement maintenant ?
• Dégradation de la communication  Les changements peuvent perturber les canaux de communication établis, rendant difficile la transmission d’informations cruciales.
  Mais ils ne nous l’ont pas dit ! Ils ont peut-être fait exprès.
  Pourquoi il ne m’a pas relayé que l’appel d’offres avait été avancé ?

Sous-estimer les besoins émotionnels et relationnels des équipes

• Baisse de la productivité L’incertitude et les conflits internes peuvent entraîner une baisse de la productivité, affectant la performance globale de l’entreprise.
  On a tellement pris du retard sur le projet !
  Elle doit toujours nous dire ce qui bloque, mais je crois qu’elle-même ne sait pas…
• Perte de talents  Certain·es peuvent décider de quitter l’entreprise en raison de l’incertitude ou de l’insatisfaction, entraînant une perte de compétences précieuses.
  J’en peux plus de ce climat tendu !
  Je ne me sens pas du tout en phase avec le nouvel organigramme, en plus, personne ne nous a demandé notre avis.
  Franchement, je ne me sens pas écouté et reconnu dans cette « réorg ».
  

🌿2. Les 4 clés pour réussir une réorganisation d’entreprise durablement

Pour réussir une réorganisation, il est alors crucial d’embarquer l’humain et de suivre certaines étapes-clés qui favorisent donc la cohésion, la compréhension et l’adhésion des équipes.

Clarifier la vision, la mission et les valeurs de l’entreprise

Une communication transparente sur la vision, la mission et les valeurs de l’entreprise est essentielle.
D’ailleurs, selon les tailles, organisations et typologies de structures, celles-ci peuvent être co-construites ensemble. Et les résultats* sont ultra-puissants !
Les collaborateur·ices doivent comprendre pourquoi ces changements sont nécessaires et comment ils s’inscrivent dans la stratégie globale de l’entreprise.
Il est nécessaire d’organiser des temps forts pour impliquer chacun·e dans ce contexte, informer ET recueillir leurs avis, leurs perceptions, afin de comprendre comment composer avec.
*Par exemple, lors de notre intervention avec Utiade, une entreprise de construction et d’immobilier, nous les avons aidés à redéfinir ensemble leur raison d’être et à intégrer les engagements RSE au cœur de leur stratégie.

Renforcer la cohésion et recréer du collectif

C’est le moment – plus que jamais, de ressouder les équipes en favorisant la cohésion et la compréhension mutuelle.
Ateliers de team building, réunions régulières formelles et informelles, activités qui renforcent les liens entre les employé·es.. toute idée est bonne à prendre, si l’intention est bien de souder et fédérer autour de ce changement !
Un exemple de ce type d’actions est notre travail avec le Département de Charente-Maritime, où nous avons réussi à développer un sentiment commun d’appartenance, de fierté et d’envie de construire ensemble après une réorganisation interne.

Prendre en compte les besoins individuels pendant la transition

Chaque personne traverse cette période de changement différemment.
C’est donc très important de déceler les besoins individuels et de proposer des solutions adaptées pour chacun·e. (ex : points réguliers avec le manager, programmes de soutien psychologique, sessions de coaching…)

Installer un dialogue honnête et transparent

La langue de bois peut être ô combien contre-productive. C’est toujours préférable d’expliquer honnêtement les raisons qui ont motivé la réorganisation, de reconnaître les défis et de partager les plans futurs de manière transparente. Cela n’en donne que plus envie de s’impliquer.. quand on connaît un peu les coulisses et que l’on comprend le sens / le pourquoi de ces changements.

🌿3. Comment embarquer les équipes dans le changement : 10 actions concrètes

Lors d’un séminaire d’équipe COMEX, un de nos clients – en phase de réorganisation, nous a affirmé sa conviction de devoir « accepter de perdre du temps pour en gagner ensuite ».
Oui, un changement implique une transition entre le passé et le futur à construire. Et si une transition prend du temps, elle nécessite alors quelques fondamentaux pour qu’elle soit « réussie ».

Voici donc dix idées pour que les changements profonds dans votre entreprise se fassent en douceur, soient acceptés et compris progressivement par tous·tes :

1. Réaliser un diagnostic humain et organisationnel

Avant de commencer la réorganisation, réaliser une évaluation approfondie de la situation actuelle de l’entreprise pour identifier les points forts et les axes d’amélioration

2. Mettre en place une communication proactive et régulière

Mettre en place un plan de communication détaillé pour informer régulièrement les employé·es sur l’avancement des changements et répondre à leurs questions et préoccupations. Même quand tout n’est pas carré, clair, précis

3. Créer des groupes de travail transverses

Créer des groupes de travail inter-services pour favoriser la collaboration et l’échange d’idées sur la mise en œuvre des changements

4. Former les équipes aux nouvelles compétences

Proposer des formations pour aider chacun·e à acquérir de nouvelles compétences nécessaires avec la nouvelle organisation.

5. Accompagner les managers avec du coaching

Offrir des sessions de coaching personnalisées pour aider les équipes de managers / direction à s’adapter aux nouveaux rôles et responsabilités.

6. Pratiquer le feedback en continu

Instaurer des mécanismes de feedbacks réguliers pour recueillir les avis des collaborateur·ices et ajuster les plans en conséquence

7. Valoriser les efforts et les avancées

Mettre en place des systèmes de reconnaissance pour valoriser les efforts et les réussites des employé·es pendant la période de transition. Et ça peut être très simple : un petit déj, un goûter, un MERCI personnalisé pour chacun·e, un rituel de réussite en réunion, une petite attention personnalisée, etc.

8. Rester flexible dans la mise en œuvre

Être prêt·e à ajuster les plans en fonction des retours et des circonstances imprévues, montrant ainsi une capacité d’adaptation.

9. Soutenir la santé mentale et émotionnelle des équipes

Proposer un soutien psychologique pour celles et ceux qui éprouvent des difficultés à gérer le stress lié aux changements

10. Célébrer les réussites collectives

C’est hyper important ! Organiser des événements pour célébrer les étapes franchies et les succès obtenus, ce qui renforce ainsi le sentiment de progression et de réalisation collective.

En synthèse, une réorganisation ou un changement de gouvernance peut être une période délicate pour une entreprise. Cependant, avec une approche bien réfléchie en amont et des actions concrètes, il est possible de transformer ces défis en opportunités de croissance et de renforcement pour l’ensemble de l’organisation.
La clé réside dans une communication transparente, l’accompagnement renforcé des équipes et une grande flexibilité dans la mise en œuvre des changements.

Cet article a été écrit sur la base de nos interventions, de notre expertise et de notre capacité à accompagner efficacement l’humain dans des transitions qui peuvent être complexes et où… l’humain est clé pour que la nouvelle organisation soit fluide, performante et engagée !